บริษัทส่งพนักงานเรียนต่อหรืออบรม หักค่าใช้จ่ายได้แค่ไหน? เข้าเงื่อนไขหักรายจ่าย 2 เท่าหรือไม่

หลายบริษัทเลือกลงทุนกับบุคลากรโดยสนับสนุนให้พนักงานศึกษาต่อ หรือส่งเข้าอบรมหลักสูตรต่าง ๆ เพื่อนำความรู้และทักษะกลับมาพัฒนางาน แต่ในด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล ผู้ประกอบการไม่ควรพิจารณาเพียงว่า “บริษัทเป็นผู้จ่ายเงิน” แล้วสรุปทันทีว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวสามารถนำมาหักได้ทั้งหมด

ประเด็นสำคัญต้องแยกออกเป็นสองส่วน ส่วนแรกคือ ค่าใช้จ่ายนั้นมีลักษณะเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการและสามารถหักตามปกติได้หรือไม่ ส่วนที่สองคือ ค่าใช้จ่ายที่หักได้อยู่แล้วนั้น เข้าเงื่อนไขของสิทธิยกเว้นภาษีเงินได้เพิ่มเติมอีก 100% ตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) พ.ศ. 2548 หรือไม่ ซึ่งในทางปฏิบัติมักเรียกกันว่า “หักรายจ่ายได้ 2 เท่า”

บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด มองว่า การวางระบบเรื่องนี้ควรเริ่มตั้งแต่ก่อนอนุมัติให้พนักงานเรียนหรืออบรม โดยต้องตอบให้ได้ว่าหลักสูตรเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานอย่างไร บริษัทจะได้รับประโยชน์จากความรู้นั้นในด้านใด และมีเอกสารใดรองรับว่าเป็นโครงการพัฒนาบุคลากรของกิจการอย่างแท้จริง

1. หลักพิจารณาค่าเรียนและค่าอบรมตามประมวลรัษฎากร

หลักตั้งต้นอยู่ที่ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13) ซึ่งกำหนดให้รายจ่ายที่มิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะเป็นรายจ่ายต้องห้าม ดังนั้น ก่อนพิจารณาสิทธิพิเศษใด ๆ บริษัทต้องสามารถแสดงให้เห็นก่อนว่า ค่าเล่าเรียนหรือค่าอบรมที่จ่ายให้พนักงานมีความสัมพันธ์กับการดำเนินธุรกิจ

หากวัตถุประสงค์ของการศึกษาเป็นการเพิ่มความรู้ ความสามารถ หรือทักษะที่พนักงานจะนำมาใช้ในการทำงาน และความรู้นั้นก่อให้เกิดประโยชน์แก่กิจการ ค่าใช้จ่ายย่อมมีเหตุผลรองรับในฐานะรายจ่ายของบริษัท

แนววินิจฉัยของกรมสรรพากรที่เกี่ยวข้องยังเคยพิจารณากรณีบริษัทส่งพนักงานศึกษาต่อระดับปริญญาตรีและปริญญาโทในมหาวิทยาลัยภายในประเทศ โดยหากการศึกษาดังกล่าวเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบริษัท ค่าใช้จ่ายสามารถนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิได้

2. บริษัทสนับสนุนให้พนักงานเรียนต่อ หักเป็นรายจ่ายได้หรือไม่

การเรียนต่ออาจเป็นทั้งระดับปริญญาตรี ปริญญาโท หลักสูตรประกาศนียบัตร หรือหลักสูตรวิชาชีพ สิ่งที่ควรนำมาพิจารณาคือ เนื้อหาที่พนักงานเรียนมีความเชื่อมโยงกับหน้าที่ที่รับผิดชอบ หรือเกี่ยวข้องกับแผนการดำเนินธุรกิจของบริษัทหรือไม่

ตัวอย่างตามข้อมูลต้นฉบับ ได้แก่ พนักงานบัญชีศึกษาด้านบัญชีหรือภาษี ฝ่ายเทคโนโลยีศึกษาด้าน Data Analytics หรือ AI ฝ่ายบริหารศึกษาด้าน MBA หรือบริหารธุรกิจ และฝ่ายทรัพยากรบุคคลศึกษาด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล ลักษณะดังกล่าวช่วยแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ระหว่างหลักสูตรกับงานของพนักงาน

หากข้อเท็จจริงแสดงได้ว่าเป็นการพัฒนาบุคลากรเพื่อประโยชน์ของกิจการ บริษัทจึงมีเหตุผลรองรับสำหรับการหักรายจ่ายตามปกติ และหากผ่านเงื่อนไขเพิ่มเติมของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) มาตรา 4 (1) อาจได้รับยกเว้นภาษีเงินได้เพิ่มอีก 100% ของรายจ่ายที่เข้าเกณฑ์

3. เงื่อนไขสำหรับสิทธิหักรายจ่ายเพิ่มอีก 100%

การที่บริษัทเป็นผู้จ่ายค่าเรียนไม่ได้ทำให้เกิดสิทธิหักรายจ่ายเพิ่มอีก 100% โดยอัตโนมัติ ประกาศกระทรวงการคลังที่ใช้ประกอบพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) กำหนดเงื่อนไขไว้หลายด้าน โดยการศึกษาและการอบรมต้องเกิดขึ้นในประเทศไทย และมีวัตถุประสงค์เพื่อยกระดับความรู้ ความสามารถ ทักษะ หรือฝีมือของลูกจ้างเพื่อประโยชน์แก่กิจการของนายจ้าง

สถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมต้องอยู่ในประเภทที่กฎหมายกำหนด เช่น สถานศึกษาของรัฐ สถานศึกษาตามกฎหมายว่าด้วยโรงเรียนเอกชน สถาบันอุดมศึกษาเอกชน หรือสถานฝึกอบรมตามประเภทที่กำหนด และหากเป็นหลักสูตรระดับอุดมศึกษา ต้องเป็นหลักสูตรที่ได้รับอนุมัติตามหลักเกณฑ์ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับสิทธินี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงค่าเล่าเรียน โดยข้อมูลต้นฉบับระบุถึงค่าลงทะเบียน ค่าบำรุง รวมถึงในกรณีการอบรมอาจรวมค่าธรรมเนียมเข้าอบรม ค่าอาหาร ค่าที่พัก ค่าเดินทาง และค่าดูงาน หากเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรและสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมเป็นผู้เรียกเก็บ

4. ใบเสร็จค่าเรียนเป็นชื่อพนักงานใช้เป็นหลักฐานได้หรือไม่

ในทางปฏิบัติ หากสถานศึกษาสามารถออกใบเสร็จรับเงินในนามบริษัทได้ ย่อมทำให้เส้นทางของเอกสารและการพิสูจน์ค่าใช้จ่ายชัดเจนกว่า อย่างไรก็ตาม ข้อมูลต้นฉบับระบุว่า สำหรับค่าใช้จ่ายด้านการศึกษา แม้ใบเสร็จออกให้แก่พนักงานที่บริษัทส่งไปศึกษา ก็สามารถนำมาเป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาสิทธิได้

สิ่งสำคัญจึงไม่ควรหยุดอยู่ที่ชื่อบนใบเสร็จ แต่บริษัทต้องมีหลักฐานอื่นประกอบเพื่อแสดงให้เห็นว่า บริษัทเป็นผู้สนับสนุนค่าใช้จ่ายดังกล่าวและการศึกษานั้นเกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ในการประกอบกิจการ

5. การกำหนดเงื่อนไขให้พนักงานกลับมาทำงาน

หากบริษัทมีเป้าหมายจะใช้สิทธิหักรายจ่ายเพิ่มอีก 100% เงื่อนไขเกี่ยวกับการกลับเข้าทำงานของพนักงานมีความสำคัญ ประกาศที่เกี่ยวข้องกำหนดให้ลูกจ้างต้องกลับเข้าทำงานให้บริษัทภายหลังสำเร็จการศึกษาหรือผ่านการฝึกอบรม

ส่วนระยะเวลาที่ต้องทำงานต่อ เช่น 1 ปี 2 ปี หรือ 3 ปี ข้อมูลต้นฉบับระบุว่าบริษัทสามารถกำหนดได้โดยคำนึงถึงประโยชน์ของกิจการ แต่ควรมีเงื่อนไขการกลับเข้าทำงานปรากฏอยู่ในเอกสารอย่างชัดเจน

หากพนักงานไม่ปฏิบัติตามเงื่อนไข เช่น ลาออกก่อนจบการศึกษา หรือไม่กลับเข้าทำงานตามข้อตกลง บริษัทอาจเสียสิทธิยกเว้นเพิ่มอีก 100% และอาจต้องปรับปรุงแบบภาษีเงินได้นิติบุคคลที่เคยใช้สิทธิไว้ ดังนั้น การอนุมัติด้วยวาจาเพียงอย่างเดียวจึงไม่ใช่แนวทางที่เหมาะสม

6. ส่งพนักงานเข้าอบรม หักค่าใช้จ่ายและใช้สิทธิ 2 เท่าอย่างไร

ค่าอบรมที่เกี่ยวข้องกับงานสามารถมีลักษณะเป็นรายจ่ายของกิจการได้เช่นเดียวกับค่าเรียน ตัวอย่างที่ปรากฏในข้อมูลต้นฉบับ ได้แก่ การอบรมด้านบัญชีและภาษี AI, Cybersecurity, Excel หรือ Power BI การตลาดออนไลน์ การบริหารงาน ภาษาอังกฤษเพื่อธุรกิจ และกฎหมายแรงงาน

หากความรู้ที่ได้รับสัมพันธ์กับหน้าที่หรือช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของบริษัท ค่าใช้จ่ายมีเหตุผลรองรับสำหรับการหักเป็นรายจ่ายตามปกติ อย่างไรก็ดี การจะใช้สิทธิหักเพิ่มอีก 100% ต้องพิจารณารูปแบบของการอบรมเพิ่มเติม

การส่งพนักงานไปอบรมกับสถาบันภายนอก

หากเป็นการส่งลูกจ้างเข้าอบรมกับสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรมที่เข้าเกณฑ์ และเป็น Public Training หรือหลักสูตรตามลักษณะที่ประกาศกำหนด บริษัทสามารถนำเงื่อนไขตามมาตรา 4 (1) ของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) มาพิจารณาได้

กรณีบริษัทเป็นผู้จัดฝึกอบรมเอง

กรณีนี้เป็นอีกส่วนหนึ่งตามมาตรา 4 (2) ของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) โดยประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 148) กำหนดหลักเกณฑ์เพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักสูตรพัฒนาฝีมือแรงงาน การรับรองจากกระทรวงแรงงาน อัตราค่าใช้จ่าย ผู้เข้าอบรม และเงื่อนไขการกลับเข้าทำงาน

7. เอกสารที่กิจการควรจัดเตรียมให้ครบ

การพิสูจน์ว่าค่าเรียนหรือค่าอบรมเกี่ยวข้องกับกิจการจะมีน้ำหนักมากขึ้นเมื่อบริษัทมีเอกสารรองรับอย่างเป็นระบบ บริษัทจึงควรวางขั้นตอนเอกสารตั้งแต่ก่อนอนุมัติพนักงานเข้าศึกษาหรืออบรม

1. นโยบายพัฒนาบุคลากรของบริษัท ควรแสดงวัตถุประสงค์ว่าการศึกษาและการอบรมเป็นส่วนหนึ่งของการเพิ่มความรู้และประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน
2. หนังสืออนุมัติให้พนักงานศึกษา或อบรม ควรมีชื่อ ตำแหน่ง หลักสูตร สถานศึกษา ระยะเวลา ค่าใช้จ่าย และเหตุผลว่าความรู้ดังกล่าวเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร
3. สัญญาสนับสนุนการศึกษาหรือฝึกอบรม ระบุเงื่อนไขการกลับมาปฏิบัติงานภายหลังจบหลักสูตร และอาจกำหนดระยะเวลาการทำงานต่อ
4. รายละเอียดหลักสูตร เก็บข้อมูลวิชา ตารางเรียน กำหนดการอบรม และเอกสารจากสถานศึกษาหรือสถานฝึกอบรม
5. ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน หากสามารถดำเนินการได้ ควรให้ออกเอกสารในนามบริษัท
6. หลักฐานการชำระเงิน ควรสามารถแสดงได้ว่าบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายดังกล่าว
7. รายงานค่าใช้จ่ายในการส่งลูกจ้างเข้าศึกษาหรือฝึกอบรม จัดทำตามแบบที่กรมสรรพากรกำหนด พร้อมรายละเอียดหลักสูตรและกำหนดการ และเก็บไว้ ณ สถานประกอบการ
8. หลักฐานภายหลังจบหลักสูตร เช่น Certificate รายงานผลการอบรม หรือข้อมูลที่แสดงว่าพนักงานกลับมาปฏิบัติงานและนำความรู้มาใช้

8. แนวทางวางนโยบายให้ค่าใช้จ่ายมีความเชื่อมโยงกับกิจการ

หากบริษัทมีแผนสนับสนุนการเรียนหรือการอบรมอย่างจริงจัง ไม่ควรกำหนดนโยบายเพียงว่า “บริษัทออกค่าเรียนให้พนักงาน” เพราะถ้อยคำลักษณะดังกล่าวอาจไม่แสดงวัตถุประสงค์ด้านการพัฒนากิจการได้ชัดเจน

นโยบายควรสะท้อนว่า บริษัทสนับสนุนการพัฒนาความรู้ ความสามารถ และทักษะของพนักงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและเพื่อประโยชน์ในการประกอบกิจการ จากนั้น เมื่ออนุมัติในแต่ละกรณีควรอธิบายความเชื่อมโยงของหลักสูตรกับงานให้เห็นเป็นรูปธรรม

บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด เห็นว่า แนวทางดังกล่าวช่วยให้เหตุผลทางธุรกิจและเอกสารสนับสนุนเดินไปในทิศทางเดียวกัน และช่วยให้สามารถอธิบายได้ชัดขึ้นว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นเพื่อกิจการตามหลักของมาตรา 65 ตรี (13)

9. สรุปความแตกต่างระหว่างรายจ่ายปกติกับสิทธิหัก 2 เท่า

กรณีบริษัทส่งพนักงานเรียนต่อ

หากการศึกษาเกี่ยวข้องกับงานและเป็นประโยชน์ต่อกิจการ ค่าใช้จ่ายมีโอกาสนำมาหักเป็นรายจ่ายตามปกติได้ และหากผ่านเงื่อนไขของพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) เป็นสถานศึกษาตามที่กำหนด การศึกษาเกิดขึ้นในประเทศไทย มีเอกสารประกอบครบ และมีเงื่อนไขให้พนักงานกลับมาทำงาน บริษัทอาจได้รับสิทธิทางภาษีเพิ่มเติมอีก 100%

กรณีบริษัทส่งพนักงานเข้าอบรม

ค่าอบรมที่เกี่ยวข้องกับกิจการสามารถพิจารณาหักเป็นรายจ่ายได้เช่นเดียวกัน แต่สิทธิหักเพิ่มอีก 100% ต้องตรวจสอบประเภทของผู้จัดอบรม ลักษณะหลักสูตร และเงื่อนไขตามพระราชกฤษฎีกาฯ (ฉบับที่ 437) รวมถึงประกาศที่เกี่ยวข้องเป็นรายกรณี

สาระสำคัญจึงอยู่ที่การพิจารณาเป็นสองชั้น คือ ชั้นแรกตรวจว่าค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับกิจการและหักเป็นรายจ่ายปกติได้หรือไม่ จากนั้นจึงตรวจอีกครั้งว่ารายการนั้นผ่านเงื่อนไขของสิทธิยกเว้นเพิ่มเติมหรือไม่

บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด แนะนำให้กิจการตรวจสอบหลักสูตร ผู้จัดการศึกษาและฝึกอบรม ความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน และเอกสารประกอบก่อนอนุมัติค่าใช้จ่าย เพื่อให้การบันทึกบัญชีและการใช้สิทธิทางภาษีมีข้อมูลรองรับอย่างเป็นระบบ

10. กฎหมายและเอกสารอ้างอิง