การทำบัญชีโรงเรียนเอกชนสำหรับผู้ประกอบการอย่างมืออาชีพ

    เมื่อผู้รับใบอนุญาตโรงเรียนเอกชน จะเริ่มเปิดดำเนินการโรงเรียนเอกชน  สิ่งสำคัญที่สุด คือโรงเรียนจะมีระบบบัญชี และระบบเอกสารอย่างไร ที่จะทำให้การดำเนินงานโรงเรียนเอกชนเป็นไปอย่างมีระบบ  ซึ่งสุดท้ายเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีโรงเรียนเอกชนจะต้องได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นส่วนของบัญชีลูกหนี้ค่าเล่าเรียน หรือ ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ถูกต้อง และทันเวลา

     ดังนั้นการทำบัญชีโรงเรียนฯจึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญเรื่องหนึ่งของการดำเนินุกิจการโรงเรียนฯ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผ่านทั้งด้านการรับทำบัญชี การวางระบบัญชี และการเป็นที่ปรึกษาการทำบัญชี การวางแผนภาษี และการบริหารการเงิน สำหรับโรงเรียนเอกชนกว่า 30 ปี จึงกำหนดขั้นตอนการทำบัญชีของโรงเรียน ไม่ว่าโรงเรียนที่เปิดใหม่ หรือเปิดมานานแล้ว หากอ่านบทความนี้แล้วสนใจ มีความต้องการจะสอบทานหรือปรับระบบงานบัญชีโรงเรียนเอกชนให้รองรับการบริหารงาน สามารถขอหารือได้  รายละเอียดเกี่ยวกับโรงเรียนที่จะทำบัญชีอย่างมืออาชีพสามารถดำเนินงานได้ดังนี้

   1.ตรวจเช็คเอกสาร

   ตรวจเช็คเอกสารการจัดตั้งโรงเรียน เอกสารการแต่งตั้งผู้รับใบอนุญาต และผู้อำนวยการโรงเรียน รวมถึงการกำหนดรอบระยะเวลาบัญชี

   2.จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆ จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆของกิจการโรงเรียนฯ ให้สอดคล้องกับการทำงานและการบันทึกบัญชี

   เช่น ระบบเงินฝากธนาคาร การนำฝาก และเบิกจ่าย, ระบบลูกหนี้ค่าเล่าเรียนและการรับชำระหนี้ ในส่วนนี้สำคัญมากหากจัดไม่ดีรายงานลูกหนี้ไม่ถูกต้อง,ระบบซื้อสินค้าที่เกี่ยวกับวัสดุการเรียน  ชุดนักเรียน วัสดุเครื่องเขียนต่างๆ เจ้าหนี้การค้า และการจ่ายชำระหนี้ และระบบบัญชีคุมสินค้า เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบ และสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )

   3.เขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย

   จากข้อ 2 การเขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย เช่น การรับชำระหนี้ ควรระบุในรายละเอียดให้ชัดเจนว่ารับชำระหนี้จากใครเป็นค่าอะไร งวดที่เท่าไร เลขที่เช็คและรายละเอียดธนาคาร  ในใบสำคัญจ่ายจะต้องระบุว่าจ่ายให้ใคร ค่าอะไร จ่ายด้วยเช็คธนาคารหรือโอนเงิน ธนาคารอะไร ทั้งนี้เพื่อสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสามารถเรียกดูและเข้าใจได้จากบัญชีแยกประเภท สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้

   4.การ set up ระบบบัญชีโรงเรียนเอกชน

   ในที่นี้ ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์( SchoolAcc ) ด้วยเหตุผลเป็นการรองรับระบบการทำงานในอนาคต เพราะปัจจุบันการทำงานจะเน้นที่ระบบออนไลน์ หากมาเปลี่ยนภายหลังจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายมาก รวมถึงต้องมาปรับระบบทำงาน การทำงานย้อนหลัง การตรวจทานความถูกต้องของการทำงาน ซึ่งจะมีปัญหามาก ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญ หากทำไม่ดี จะได้ระบบงานไม่ถูกต้อง งานข้อมูลล่าช้า จะเป็นผลเสียอย่างมาก ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )

   5.ทดสอบความถูกต้องของการทำงานปรแกรมบัญชีออนไลน์

   จากข้อ 4 เมื่อ set up โปรแกรมเสร็จแล้ว ก็จะต้องทดสอบความถูกต้องของการทำงาน ในที่นี้เห็นควรให้จ้างบริษัท เจ้าของโปรแกรมบัญชีดีที่สุด เพื่อเพิ่มความมั่นใจในระบบงานที่ set up

   6.การนำข้อมูลพื้นฐานการทำงาน เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการทำบัญชี

   เช่น ผังบัญชีโรงเรียน รายละเอียดลูกหนี้ค่าเล่าเรียน รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า (รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ( คลังสินค้า) สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้

   7.ประเมินการทำงานจากข้อมูลจริง

   เมื่อเริ่มดำเนินการทำบัญชีโรงเรียนจะต้องมีการประเมินการทำงานจากข้อมูลจริงว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รวมถึงบางครั้งอาจมีการปรับขั้นตอนการทำงาน งานส่วนนี้สำคัญมากจะต้องมีการติดตาม และประเมินผล ปรับแก้ ที่สำคัญ งานจะต้องทันการใช้งานข้อมูล ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมากๆ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )

   8.การจัดการเรื่องภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโรงเรียนเอกชน

   เช่น  ภาษีหัก ณ ที่จ่าย , ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ภ.ง.ด.1 ภาษี ภ.ง.ด.3และ ภ.ง.ด.53 , ในส่วนนี้กิจการจะต้องเรียนรู้เพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง

   9.การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม (ถ้ามี)

    โรงเรียนจะต้องเรียนรู้และดำเนินการให้ถูกต้อง

   10.การปิดบัญชี ประจำเดือน และการปิดบัญชีประจำปี

   เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ กิจการควรมีระบบการติดตามอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าโรงเรียนมีระบบการทำงานที่ดี ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนในการนำไปใช้บริหารงาน สามารถหารือผุ้มีประสบการณ์ได้

   11.นำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงาน

   โรงเรียนฯควรมีการนำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง และนำมูลไปปรับแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการปิดบัญชีประจำปี และนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงานโรงเรียนเช่นกัน

  12.นำข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปีมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร

   จากข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปี กิจการจะต้องจัดทำข้อมูลดังกล่าวมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร เช่นข้อมูล วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ได้แก่ การวิเคราะห์ ด้านสภาพคล่อง , ด้านประสิทธิภาพในการดำเนินงาน,ด้านความสามารถในการชำระหนี้สิน , ด้านความสามารถในการทำกำไร เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ) งานส่วนนี้สำคัญมากๆ สามารถนำข้อมูลไปเสนอขอเครดิตจากธนาคารและ เจ้าหนี้การค้าได้

   13.เรียนรู้การอ่านงบการเงินโรงเรียนเอกชน

    ผู้รับใบอนุญาต และผู้บริหารโรงเรียนจะต้องเรียนรู้การอ่านงบการเงินโรงเรียนเอกชนให้เป็น รวมถึงการวิเคราะห์งบการเงิน โดยเฉพาะ วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์อบรมให้ความรู้ และทดสอบการปฏิบัติงานจากตัวอย่างได้ )

   จากที่กล่าวมานั้น ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะโรงเรียนที่เปิดใหม่ และโรงเรียนฯที่เปิดมานานแล้วก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงงานทำบัญชี การจัดวางระบบการทำบัญชี ระบบภาษีอากร ระบบการจัดทำรายงาน การนำข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชีไปใช้งานในรูปการวิเคราะห์งบการเงิน รวมถึงการนำข้อมูลไปใช้งานบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพและอย่างมืออาชีพ

บริษัท กล่องทองการบัญชี ให้บริการ

• รับวางระบบงานเอกสารทำบัญชีสำหรับโรงเรียนเอกชน
• ให้บริการ Set up โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้พร้อมใช้งานกับโรงเรียนเอกชนทั้งระบบ  (eBunchee)
• ให้บริการวิเคราะห์งบการเงิน และให้คำปรึกษาด้านการเงิน ด้านภาษี แก่โรงเรียนเอกชน เพื่อใช้ในการตัดสินใจในการบริหารโรงเรียนเอกชน
• ให้บริการดูแลการทำบัญชี และปิดบัญชีโรงเรียนเอกชนประจำปีทั้งระบบ เพื่อให้งานทำบัญชีเสร็จทันตามกำหนดเวลาการใช้ข้อมูลบริหารให้คำปรึกษาด้านภาษีอากร สำหรับโรงเรียนเอกชน

สนใจ สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือขอคำปรึกษาได้ที่ 

อ.ปัญญา ศุกลินวนิช โทร 065-449-1925 

หรือ p.sukalinwanit@gmail.com