เลือกสำนักงานรับทำบัญชีอย่างไรให้ธุรกิจมั่นใจ? 5 เรื่องที่เจ้าของกิจการควรตรวจสอบ

การเลือกสำนักงานรับทำบัญชีไม่ควรจบลงเพียงคำถามว่าใครจัดทำเอกสารหรือส่งงบการเงินได้ในราคาต่ำที่สุด เพราะคุณภาพของงานบัญชีมีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับความถูกต้องของข้อมูล การอธิบายรายการในงบการเงิน และความพร้อมเมื่อต้องตอบข้อซักถามด้านบัญชีหรือภาษีจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

เมื่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากรให้ความสำคัญกับการตรวจสอบข้อมูลทางบัญชี เจ้าของกิจการยิ่งควรพิจารณาว่าสำนักงานบัญชีที่จะร่วมงานด้วยมีผู้ทำบัญชีที่มีสถานะถูกต้อง มีหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี ให้คำปรึกษาเชิงป้องกัน ยึดมั่นในจรรยาบรรณ และมีขั้นตอนทำงานที่ตรวจสอบติดตามได้หรือไม่

บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด ขอเสนอแนวทางพิจารณา 5 ประเด็นจากสาระสำคัญดังกล่าว เพื่อช่วยให้เจ้าของธุรกิจตั้งคำถามและประเมินสำนักงานบัญชีได้อย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจใช้บริการหรือเปลี่ยนผู้ให้บริการ

1. ตรวจสอบสถานะและคุณสมบัติของผู้ทำบัญชี

ประเด็นแรกไม่ใช่ชื่อเสียงหรือขนาดของสำนักงาน แต่คือผู้รับผิดชอบงานบัญชีมีสถานะและคุณสมบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องหรือไม่ เจ้าของกิจการควรสอบถามให้ชัดว่าใครเป็นผู้ทำบัญชีและมีการขึ้นทะเบียนหรือสถานะทางวิชาชีพที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสภาวิชาชีพบัญชีหรือไม่

เรื่องประวัติด้านจรรยาบรรณก็ควรพิจารณาด้วยความรอบคอบ โดยเฉพาะกรณีภาคทัณฑ์ การพักใช้หรือเพิกถอนสถานะทางวิชาชีพ ทั้งนี้ คำว่า “ตัดคะแนน” ที่อาจพบในการสื่อสารทั่วไปไม่ควรนำไปเทียบเป็นชื่อโทษทางกฎหมายโดยตรง ควรสอบถามถึงสถานะที่ตรวจสอบได้จริง

2. พิจารณากระดาษทำการและหลักฐานประกอบบัญชี

งบการเงินที่จัดทำเสร็จแล้วจะมีคุณค่าในด้านการตรวจสอบมากขึ้นเมื่อสำนักงานบัญชีสามารถอธิบายที่มาของรายการและแสดงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ กระดาษทำการบัญชี (Working Paper) จึงเป็นองค์ประกอบที่ควรสอบถาม โดยเฉพาะเมื่อมีรายการปรับปรุงบัญชีซึ่งส่งผลต่อยอดในงบการเงิน

ตัวอย่างในบทความต้นฉบับ ได้แก่ เงินกู้ยืมกรรมการ ลูกหนี้ที่อาจไม่มีตัวตนจริง ตลอดจนรายการในหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน หากเกิดข้อสงสัย สำนักงานบัญชีควรสามารถค้นคืนข้อมูลที่เกี่ยวข้องและชี้แจงเหตุผลของยอดได้อย่างเป็นระบบ

คำถามที่เจ้าของกิจการควรถาม

• สำนักงานจัดทำกระดาษทำการรองรับรายการปรับปรุงบัญชีอย่างไร
• เมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับยอดสำคัญ สามารถค้นเอกสารอ้างอิงที่เกี่ยวข้องได้หรือไม่
• มีแนวทางตรวจความสอดคล้องของรายการกับหลักฐานก่อนสรุปงบการเงินอย่างไร

3. เลือกสำนักงานที่ให้คำแนะนำเชิงป้องกัน

บทบาทของสำนักงานรับทำบัญชีไม่ควรจำกัดอยู่เพียงการรับเอกสารและบันทึกรายการตามที่ได้รับแจ้ง เจ้าของกิจการควรพิจารณาว่าสำนักงานสามารถให้คำแนะนำเกี่ยวกับเอกสารรายจ่าย ความเหมาะสมของรายการตามหลักภาษี และรายการที่ควรระมัดระวังก่อนเกิดปัญหาได้มากน้อยเพียงใด

คำแนะนำเชิงป้องกันช่วยให้กิจการเข้าใจว่าข้อมูลหรือเอกสารใดควรจัดเตรียมให้ครบถ้วนก่อนบันทึกบัญชี และประเด็นใดควรหารือกับผู้ทำบัญชีก่อนดำเนินการ การให้คำปรึกษาลักษณะนี้จึงต่างจากการรอแก้ไขข้อผิดพลาดเมื่อหน่วยงานรัฐเข้าตรวจสอบแล้ว

4. ให้ความสำคัญกับจรรยาบรรณและความโปร่งใส

ความซื่อสัตย์สุจริต (Integrity) และความระมัดระวังรอบคอบ (Due Care) เป็นประเด็นหลักที่ควรนำมาใช้ประเมินแนวทางทำงานของผู้ประกอบวิชาชีพบัญชี สำนักงานบัญชีที่น่าเชื่อถือควรให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงและหลักฐาน ไม่เสนอให้สร้างรายจ่ายที่ไม่มีอยู่จริงหรือปรับแต่งงบการเงินโดยไม่มีเอกสารรองรับ

การบันทึกรายการที่ไม่ตรงกับข้อเท็จจริงอาจนำไปสู่ความเสี่ยงทั้งต่อผู้ทำบัญชีและเจ้าของกิจการ ในด้านการตรวจสอบ ภาษี และความรับผิดตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ ผลทางกฎหมายต้องพิจารณาตามพฤติการณ์ของแต่ละกรณี ไม่อาจสรุปว่าความผิดทุกประเภทนำไปสู่โทษแบบเดียวกัน

5. ประเมินระบบงาน การสื่อสาร และกำหนดส่ง

แม้สำนักงานบัญชีจะมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติถูกต้อง แต่คุณภาพของงานยังขึ้นอยู่กับขั้นตอนทำงานและการประสานงานกับลูกค้าอีกด้วย เจ้าของกิจการควรพิจารณาระบบจัดเก็บเอกสาร ความชัดเจนในการสื่อสาร การแจ้งประเด็นภาษีที่เกี่ยวข้อง และความพร้อมในการส่งมอบเอกสารตามกำหนด

เอกสารสำคัญที่ต้นฉบับกล่าวถึง ได้แก่ งบการเงิน แบบภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.) และแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.30 การส่งแบบและข้อมูลให้ทันกำหนดจึงเป็นปัจจัยสำคัญในการประเมินระบบงานของสำนักงาน

ประเด็นที่ควรใช้ประกอบการตัดสินใจ

• สำนักงานมีวิธีรับและจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบหรือไม่
• สามารถชี้แจงคำถามของลูกค้าอย่างตรงไปตรงมาและเข้าใจง่ายหรือไม่
• มีการแจ้งข้อมูลกฎหมายภาษีที่เกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่
• มีแนวทางควบคุมกำหนดส่งงบการเงินและแบบภาษีต่าง ๆ อย่างไร

6. สรุปแนวทางเลือกสำนักงานบัญชี

การเปรียบเทียบสำนักงานรับทำบัญชีจากค่าบริการเพียงอย่างเดียวอาจทำให้มองข้ามคุณภาพของงานที่ส่งผลต่อความเสี่ยงของกิจการในระยะยาว ก่อนตัดสินใจ เจ้าของธุรกิจจึงควรพิจารณาให้ครบทั้งห้าเรื่อง ได้แก่ สถานะของผู้ทำบัญชี กระดาษทำการและเอกสารอ้างอิง การให้คำปรึกษาเชิงป้องกัน จรรยาบรรณวิชาชีพ และระบบงานที่สื่อสารและส่งมอบงานได้ชัดเจน

บริษัท กล่องทองการบัญชี จำกัด เห็นว่า การเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของข้อมูลทางการเงินและความพร้อมในการชี้แจงข้อเท็จจริง ไม่ใช่เพียงการจัดหาผู้รับจ้างบันทึกตัวเลข การถามคำถามให้ตรงประเด็นตั้งแต่ต้นจะช่วยให้เจ้าของกิจการประเมินผู้ให้บริการได้อย่างรอบด้านมากขึ้น