การทำบัญชีสมาคมให้ถูกต้องอย่างมืออาชีพ

   เมื่อสมาคมซึ่งเป็นนิติบุคคลที่ไม่มุ่งหวังกำไรจะเริ่มเปิดดำเนินการนั้น สิ่งสำคัญที่สุด คือสมาคมจะมีระบบบัญชี และระบบเอกสารอย่างไร ที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีระบบ  ซึ่งสุดท้ายเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีสมาคมจะต้องได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นส่วนของการดำเนินงานของโครงการต่างๆ ตลอดจนการนำส่งภาษีเงินได้ประจำปี ภ.ง.ด.55 ข้อมูลที่ได้จากการทำกิจกรรมต่างๆของสมาคมสามารถนำไปใช้ในการประชุมและตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง

   ดังนั้นการทำบัญชีสมาคมจึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญเรื่องหนึ่งของการดำเนินงานของสมาคม ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผ่านมาในการทำบัญชีให้สมาคมต่างๆ ทั้งด้านรับทำบัญชี การวางระบบบัญชี และการเป็นที่ปรึกษาการทำบัญชี การวางแผนภาษี และการบริหารการเงินกว่า 30 ปี จึงกำหนดขั้นตอนการทำบัญชีของสมาคม ไม่ว่าสมาคมที่จัดตั้งขึ้นใหม่ หรือเปิดดำเนินการมานานแล้ว หากท่านอ่านบทความนี้แล้วสนใจ มีความต้องการจะสอบทานหรือปรับระบบงานของสมาคมให้รองรับการบริหารงานสามารถขอหารือได้  รายละเอียดเกี่ยวกับสมาคมจะทำบัญชีให้ถูกต้องอย่างมืออาชีพสามารถดำเนินงานได้ดังนี้

   1.ตรวจเช็ควัตถุประสงค์การดำเนินงานมูลนิธิ

   ถ้าจะเริ่มทำบัญชีให้สมาคม ผู้ทำบัญชีจะต้องเก็บข้อมูลการจัดตั้งสมาคมได้แก่ ใบอนุญาตจัดตั้งสมาคม ข้อบังคับ ซึ่งจะทำให้ทราบว่าสมาคมมีวัตถุประสงค์หลักอะไรบ้าง มีข้อบังเป็นแนวปฏิบัติอะไรบ้าง ใครเป็นนายกสมาคม และกรรมการสมาคม

   2.จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆ ให้สอดคล้องกับการทำงานและการบันทึกบัญชี

   เช่น ระบบเงินฝากธนาคาร การนำฝาก และเบิกจ่าย, ระบบรายได้สมาคม ระบบการจ่ายเงินค่าใช้จ่ายต่างๆของสมาคม เป็นต้น (สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ทำบัญชีสมาคมให้ช่วยนะนำในการช่วยจัดระบบ และปรับระบบให้สอดคล้องกับการทำงานได้

   3.เขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย

   จากข้อ 2 การเขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย เช่น การรับเงินบริจาค ควรระบุในรายละเอียดให้ชัดเจนว่ารับบริจาคจากกิจกรรมใด เป็นเงินสดหรือโอนเข้าธนาคาร ส่วนการจ่ายเงินก็เช่นกัน ในใบสำคัญจ่ายจะต้องระบุว่าจ่ายให้ใคร ค่าอะไร จ่ายด้วยเช็คธนาคารหรือถอนเงิน ธนาคารอะไร ทั้งนี้เพื่อสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสามารถเรียกดูและเข้าใจจากบัญชีแยกประเภทสามารถหารือผู้มีประสบการณ์การทำบัญชีสมาคมได้

   4.การ set up ระบบบัญชี

   ในที่นี้ ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ด้วยเหตุผลเป็นการรองรับระบบการทำงานในอนาคต เพราะปัจจุบันการทำงานจะเน้นที่ระบบออนไลน์ หากมาเปลี่ยนภายหลังจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายมาก รวมถึงต้องปรับระบบทำงาน การทำงานย้อนหลัง การสอบทานความถูกต้องของการทำงาน ซึ่งจะมีปัญหามาก ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญ หากทำไม่ดี จะให้ระบบงานไม่ถูกต้อง งานข้อมูลล่าช้า จะเป็นผลเสียอย่างมาก ( สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ด้านการทำบัญชีมูลนิธิช่วยจัดระบบสอบทานและปรับระบบให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )

   5.ทดสอบความถูกต้องของการทำงานโปรแกรมบัญชีออนไลน์

   จากข้อ 4 เมื่อ set up โปรแกรมเสร็จแล้ว ก็จะต้องทดสอบความถูกต้องของการทำงาน ในที่นี้เห็นควรให้จ้างบริษัทเจ้าของโปรแกรมบัญชีดีที่สุด เพื่อเพิ่มความมั่นใจในระบบงานที่ได้ set up ไว้

   6.การนำข้อมูลพื้นฐานการทำงาน เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการทำบัญชี

   เช่น ผังบัญชีสมาคม รายละเอียดรายได้ประเภทต่างๆ รายละเอียดโครงการต่างๆ สามารถหารือผู้มีประสบการณ์การทำบัญชีสมาคมได้

   7.มีการประเมินการทำงานจากข้อมูลจริง

   เมื่อเริ่มดำเนินการจะต้องมีการประเมินการทำงานจากข้อมูลจริงว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รวมถึงบางครั้งอาจมีการปรับขั้นตอนการทำงาน งานส่วนนี้สำคัญมากจะต้องมีการติดตาม และประเมินผล ปรับแก้ และที่สำคัญงานจะต้องทันการใช้ข้อมูล ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมากๆ(สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ทำบัญชีสมาคมให้ช่วยจัดระบบสอบทานและปรับระบบให้สอดคล้องกับการทำงานได้

   8.จัดการเรื่องภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง

   การจัดการเรื่องภาษีต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับสมาคม เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย , ภาษี (ภ.ง.ด.3 และ ภ.ง.ด.53 ) การจัดทำ ภ.ง.ด.55 ( ภาษีเงินได้สมาคม ) ในส่วนนี้สมาคมจะต้องเรียนรู้เพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง

   9.เรียนรู้การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม

   การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม สมาคมที่มีการจ้างพนักงานทำงานประจำสมาคม ซึ่งคณะกรรมการจะต้องเรียนรู้และดำเนินการให้ถูกต้อง

   10.การปิดบัญชี ประจำเดือน และการปิดบัญชีประจำปี

   เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ สมาคมควรมีระบบการติดตามอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าสมาคมมีระบบการทำงานที่ดี ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนในการนำไปใช้บริหารงานของสมาคม สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ทำบัญชีสมาคมได้

   11.นำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการประชุมประจำเดือน และนำข้อมูลไปปรับแผนการทำงาน

   สมาคมควรมีการนำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการประชุมประจำเดือน และนำข้อมูลไปปรับแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการปิดบัญชีประจำปี และนำข้อมูลไปใช้ในการประชุมและบริหารงาน

   12.ทำรายงานการบริหารงานสรุปผลการทำงานประจำปี

   จากข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปี สมาคมจะนำข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชีมาทำรายงานการบริหารงานสรุปผลการทำงานประจำปี เพื่อใช้บริหารงานสมาคม และส่งส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง

   13.เรียนรู้การอ่านงบการเงิน

   คณะกรรมการสมาคมจะต้องเรียนรู้การอ่านงบการเงินของสมาคมให้เข้าใจเพื่อนำไปใช้งานบริหารสมาคม

บริษัท กล่องทองการบัญชี ให้บริการ

• รับวางระบบงานเอกสารทำบัญชีให้สมาคม
• Set up โปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้พร้อมใช้งานกับสมาคม  (eBunchee)
• บริการให้คำปรึกษาด้านการเงิน การทำงบประมาณของสมาคม
• ให้บริการดูแลการทำบัญชี และปิดบัญชีประจำปีสมาคม เพื่อให้งานทำบัญชีเสร็จทันตามกำหนดทันการประชุม
• ให้คำปรึกษาด้านภาษีอากร สำหรับสมาคม